Tulisan ini aku ambil dari sebuah buku 7 Langkah Mudah Mudah
Membangun Sistem Informasi ERP karya Mulia Hartono,Ada 7 Langkah membangun sistem Informasi , yakni :
1. Perencanaan
orang bijak mengatakan untuk mencapai seribu langkah harus dimulai dengan satu langkah. Demikian juga dengan membangun sistem informasi, langkah pertama kita adalah membuat perencanaan(planning).
Perencanaan adalah membuat semua rencana yang berkaitan dengan proyek sistem informasi. kalau kita ingin membangun rumah maka kita akan melakukan perencanaan bagaimana pondasinya , bagaimana struktur bangunannya, mau memakai material apa saja, apa warna dindingnya, tak ketinggalakan pula merencanakan anggaran budget yang harus kita keluarkan. begitu pula untuk membangun sistem informasi, sistem informasi apa saja, sistem informasi HRD, Logistik, Finance semuanya harus direncanakan.
Dalam perencanaan, hampir semua pihak yang terlibat dalam proyek sistem informasi harus diikutsertakan, mulai manajer proyek (Project Manager) , user, calon pengguna sistem informasi, Busines Process Analyst , Sistem Analyst, Programmer sampai Tester.
Ada point-point penting perencanaan yang perlu dibuat dalam membangun sistem informasi :
a. Feasility study, yaitu membuat studi kelayakan untuk sistem informasi yang akan dibuat, seperti membuat kajian bagaimana proses bisnis akan berjalan dengan sistem baru dan bagaimana pengaruhnya.
b. Budget, yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek, termasuk biaya perjalanan dan biaya lembur
c. Sumber daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam proyek, misalnya jumlah tim, ketersediaan perangkat komputer dan sumber daya yang lain.
d. Cakupan (Scope) , yaitu menentukan batasan ruang lingkup sistem informasi yang akan dibangun.
e. Alokasi waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek, setiap langkah, setiap tim, dan masing-masing aktifitas, mulai perencanaan sampai saat sistem informasi go live.
2. Analisa
Setelah perencanaan selesai, langkah berikutnya adalah membuat analisa (analyst). Analisa adalah menganalisa workflow sistem informasi yang sedang berjalan dan mengindentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai standar tertentu.
Analisa dilakukan oleh Business Processs Analyst (BPA) yang berpengalaman dan/atau memahami workflow sistem manajemen di area yang sedang dianalisa.
Analisa biasanya dilakukan dengan beberapa cara :
a. Ikut terlibat, BPA ikut terlibat langsung dan mengamati workflow yang sedang dijalankan.
b. Wawancara, BPA melakukan wawancara kepada user yang menjalankan workflow dalam sistem manajemen.
3. Desain
Setelah proses analisa selesai, selanjutnya adalah membuat desain (desgin). Desain adalah langkah yang sangat penting dalam siklus SDLC karena langkah ini menentukan fondasi sistem informasi. kesalahan dalam desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan proyek.
Ada 2 jenis desain yang dibuat di langkah ini, yaitu desain proses bisnis dan desain pemrograman
.
a. Desain Proses Bisnis
Seperti halnya analisa, desain proses bisnis juga dikerjakan oleh BPA. BPA akan mendesain kembali semua workflow agar menjadi lebih efisien dan mengintegrasikannya satu sama lain menjadi satu kesatuan.
Contoh desain proses bisnis adalah Order to Cash, yaitu mendesain bagaimana workflow dari proses penerimaan order reparasi/service mobil, proses pembagian kerja di tim mekanik hingga proses saat pelanggan melakukan pembayaran di kasir.
b. Desain Pemrograman
Desain pemrograman dilakukan oleh Sistem Analis (SA) yaitu membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. desain ini akan menjadi pedoman bagi programmer untuk menulis source code. Desain pemrograman meliputi :
1). Desain database, Mendesain database merupakan tantangan terbesar dalam membangun sistem informasi, yaitu bagaimana menyimpan data dan bagaimana mendapatkan kembali dengan mudah. tidak sembarangan orang yang mendesain database harus paham, Database Management System (DBMS) , relasi database bagaimana membagi database ke beberapa tabel yang saling berkaitan, Normalisasi database agar database yang dibangun dalam bentuk normal.dsb.
2). Desain Screen Layout, yaitu tampilan depan layar. desain user-friendly , mudah dipahami, mudah digunakan, navigasi nya jelas. pemilihan warna juga berpengaruh pada nyamannya user menggunakan sistem informasi.
3). Desain Diagram Proses, yaitu flowchart yang menggambarkan algoritma dan logika suatu program.
4). Desain Report Layout, yaitu desain laporan yang dihasilkan dari sistem informasi, bagaimana mengatur text saat laporan diprint dsb.
4. Pengembangan
Pekerjaan yang dilakukan di tahap pengembangan (development) adalah pemrograman. Pemrograman adalah pekerjaan menulis program komputer dengan bahasa pemrograman berdasarkan algoritma dan logika tertentu. orangnya disebut Programmer.
Dalam menulis program, programmer akan berpedoman pada desain yang dibuat oleh System Analyst, misalnya desain database, screen layout, report layout dan desain diagram proses.
Saran untuk Programmer
a. Buatlah program flow sesederhana mungkn, demikian pula flow logic nya. Hindari trik-trik pemrograman yang tidak perlu. Hal ini paling sering dilakukan programmer pemula. sebuah program dikatakan baik bila dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan dan program flow atau flow logicnya dapat dengan mudah dimengerti oleh programmer lainnya dan tidak diukur dari berapa jumlah baris source-code nya.
b. Hindari penggunaan hard code dalam program, yaitu memasukkan kode-kode tertentu yang bersifat absolut sehingga ketika sistem informasi akan diimplementasikan ke anak perusahaan lain, sistem tersebut menjadi tidak bisa digunakan.
c. Buatlah dokumentasi untuk setiap program yang terdiri atas dokumentasi dalam source code program dan berupa keterangan tentang flow logic program.
d. Buatlah standarisasi untuk program, misalnya nama program dan gaya penulisan program.
e. Buatlah library yang berisi kumpulan source code , baik function, include, subroutine dan lain-lain yang dapat dipakai ulang.
f. Biasakan meletekkan source code di flow logic yang sesuai, misalnya perintah untuk mencari data diletakkan di flow logic data retrieval.
g. Jangan mulai menulis program sebelum program flow dan seluruh flow logic-nya dimengerti
5. Testing
Tak ada gading yang tak retak, sebuah peribahasa yang berarti tidak ada yang sempurna di dunia ini.Hal ini berlaku juga pada sistem informasi buatan manusia. oleh sebab itu, perlu suatu proses untuk menguji mutu sistem informasi . proses ini lazim disebut testing.
Testing adalah proses yang dibuat sedemikian rupa untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian hasil sebuah sistem informasi dengan hasil yang diharapkan. ketidaksesuaian tersebut dapat berupa penyimpangan dari yang seharusnya(discrepancies) atau kesalahan proses (bug). Discrepancies disebabkan oleh perencanaan, analisa, dan desain yang tidak berjalan dengan baik, sedangkan bug disebabkan oleh pengembangan yang tidak benar. semakin besar dan kompleks sebuah sistem informasi , semakin besar pula kemungkinan memiliki discrepancies dan bug.
6. Implementasi
Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang lama.
Proses Implementasi :
a. Memberitahu user
b. Melatih user
c. Memasang sistem (install system)
d. Entri/Konversi data
e. Siapkan user ID
7. Pengoperasian dan Pemeliharaan
Langkah Paling akhir adalah pengoperasian dan pemeliharaan. selama sistem informasi beroperasi, terdapat beberapa pekerjaa rutin yang perlu dilakukan terhadap sistem informasi, antara lain :
a. System Maintenance
System Maintenance adalah pemeliharaan sistem informasi, baik dari segi hardware maupun software. System maintenance diperlukan agar sistem informasi dapat beroperasi dengan normal untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
b. Backup & Recovery
Sistem informasi yang baik harus mempunyai perencanaan backup dan recovery. Sistem informasi yang sedang beroperasi sewaktu-waktu dapat terganggu, misalnya oleh kerusakan perangkat keras (hardware), serangan virus, atau bencana alam.
Backup adalah kegiatan membuat duplikat program aplikasi dan database dari production Environtment ke dalam media lain seperti tape dan CD, sedangkan recovery adalah kebalikan dari backup, yaitu mengembalikan program aplikasi dan DBMS sebuah sistem informasi yang rusak ke keadaan semula dengan memakai data dari hasil backup.
c. Data Archive
Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam database di harddisk disebut data on-line. seiring dengan berjalannnya waktu, data tersebut akan terus bertambah sehingga dapat menyebabkan harddisk penuh dan menurunkan kinerja DBMS.
Untuk itu dalam jangka waktu tertentu data-data tersebut perlu di-archive. Data Archive adalah proses mengekstraksi data dari database dan menyimpannya di media lain seperti tape dan CD yang disebut data off-line . dan menghapusnya dari hard disk.
Terima kasih sudah berkunjung
orang bijak mengatakan untuk mencapai seribu langkah harus dimulai dengan satu langkah. Demikian juga dengan membangun sistem informasi, langkah pertama kita adalah membuat perencanaan(planning).
Perencanaan adalah membuat semua rencana yang berkaitan dengan proyek sistem informasi. kalau kita ingin membangun rumah maka kita akan melakukan perencanaan bagaimana pondasinya , bagaimana struktur bangunannya, mau memakai material apa saja, apa warna dindingnya, tak ketinggalakan pula merencanakan anggaran budget yang harus kita keluarkan. begitu pula untuk membangun sistem informasi, sistem informasi apa saja, sistem informasi HRD, Logistik, Finance semuanya harus direncanakan.
Dalam perencanaan, hampir semua pihak yang terlibat dalam proyek sistem informasi harus diikutsertakan, mulai manajer proyek (Project Manager) , user, calon pengguna sistem informasi, Busines Process Analyst , Sistem Analyst, Programmer sampai Tester.
Ada point-point penting perencanaan yang perlu dibuat dalam membangun sistem informasi :
a. Feasility study, yaitu membuat studi kelayakan untuk sistem informasi yang akan dibuat, seperti membuat kajian bagaimana proses bisnis akan berjalan dengan sistem baru dan bagaimana pengaruhnya.
b. Budget, yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek, termasuk biaya perjalanan dan biaya lembur
c. Sumber daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam proyek, misalnya jumlah tim, ketersediaan perangkat komputer dan sumber daya yang lain.
d. Cakupan (Scope) , yaitu menentukan batasan ruang lingkup sistem informasi yang akan dibangun.
e. Alokasi waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek, setiap langkah, setiap tim, dan masing-masing aktifitas, mulai perencanaan sampai saat sistem informasi go live.
2. Analisa
Setelah perencanaan selesai, langkah berikutnya adalah membuat analisa (analyst). Analisa adalah menganalisa workflow sistem informasi yang sedang berjalan dan mengindentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai standar tertentu.
Analisa dilakukan oleh Business Processs Analyst (BPA) yang berpengalaman dan/atau memahami workflow sistem manajemen di area yang sedang dianalisa.
Analisa biasanya dilakukan dengan beberapa cara :
a. Ikut terlibat, BPA ikut terlibat langsung dan mengamati workflow yang sedang dijalankan.
b. Wawancara, BPA melakukan wawancara kepada user yang menjalankan workflow dalam sistem manajemen.
3. Desain
Setelah proses analisa selesai, selanjutnya adalah membuat desain (desgin). Desain adalah langkah yang sangat penting dalam siklus SDLC karena langkah ini menentukan fondasi sistem informasi. kesalahan dalam desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan proyek.
Ada 2 jenis desain yang dibuat di langkah ini, yaitu desain proses bisnis dan desain pemrograman
.
a. Desain Proses Bisnis
Seperti halnya analisa, desain proses bisnis juga dikerjakan oleh BPA. BPA akan mendesain kembali semua workflow agar menjadi lebih efisien dan mengintegrasikannya satu sama lain menjadi satu kesatuan.
Contoh desain proses bisnis adalah Order to Cash, yaitu mendesain bagaimana workflow dari proses penerimaan order reparasi/service mobil, proses pembagian kerja di tim mekanik hingga proses saat pelanggan melakukan pembayaran di kasir.
b. Desain Pemrograman
Desain pemrograman dilakukan oleh Sistem Analis (SA) yaitu membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. desain ini akan menjadi pedoman bagi programmer untuk menulis source code. Desain pemrograman meliputi :
1). Desain database, Mendesain database merupakan tantangan terbesar dalam membangun sistem informasi, yaitu bagaimana menyimpan data dan bagaimana mendapatkan kembali dengan mudah. tidak sembarangan orang yang mendesain database harus paham, Database Management System (DBMS) , relasi database bagaimana membagi database ke beberapa tabel yang saling berkaitan, Normalisasi database agar database yang dibangun dalam bentuk normal.dsb.
2). Desain Screen Layout, yaitu tampilan depan layar. desain user-friendly , mudah dipahami, mudah digunakan, navigasi nya jelas. pemilihan warna juga berpengaruh pada nyamannya user menggunakan sistem informasi.
3). Desain Diagram Proses, yaitu flowchart yang menggambarkan algoritma dan logika suatu program.
4). Desain Report Layout, yaitu desain laporan yang dihasilkan dari sistem informasi, bagaimana mengatur text saat laporan diprint dsb.
4. Pengembangan
Pekerjaan yang dilakukan di tahap pengembangan (development) adalah pemrograman. Pemrograman adalah pekerjaan menulis program komputer dengan bahasa pemrograman berdasarkan algoritma dan logika tertentu. orangnya disebut Programmer.
Dalam menulis program, programmer akan berpedoman pada desain yang dibuat oleh System Analyst, misalnya desain database, screen layout, report layout dan desain diagram proses.
Saran untuk Programmer
a. Buatlah program flow sesederhana mungkn, demikian pula flow logic nya. Hindari trik-trik pemrograman yang tidak perlu. Hal ini paling sering dilakukan programmer pemula. sebuah program dikatakan baik bila dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan dan program flow atau flow logicnya dapat dengan mudah dimengerti oleh programmer lainnya dan tidak diukur dari berapa jumlah baris source-code nya.
b. Hindari penggunaan hard code dalam program, yaitu memasukkan kode-kode tertentu yang bersifat absolut sehingga ketika sistem informasi akan diimplementasikan ke anak perusahaan lain, sistem tersebut menjadi tidak bisa digunakan.
c. Buatlah dokumentasi untuk setiap program yang terdiri atas dokumentasi dalam source code program dan berupa keterangan tentang flow logic program.
d. Buatlah standarisasi untuk program, misalnya nama program dan gaya penulisan program.
e. Buatlah library yang berisi kumpulan source code , baik function, include, subroutine dan lain-lain yang dapat dipakai ulang.
f. Biasakan meletekkan source code di flow logic yang sesuai, misalnya perintah untuk mencari data diletakkan di flow logic data retrieval.
g. Jangan mulai menulis program sebelum program flow dan seluruh flow logic-nya dimengerti
5. Testing
Tak ada gading yang tak retak, sebuah peribahasa yang berarti tidak ada yang sempurna di dunia ini.Hal ini berlaku juga pada sistem informasi buatan manusia. oleh sebab itu, perlu suatu proses untuk menguji mutu sistem informasi . proses ini lazim disebut testing.
Testing adalah proses yang dibuat sedemikian rupa untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian hasil sebuah sistem informasi dengan hasil yang diharapkan. ketidaksesuaian tersebut dapat berupa penyimpangan dari yang seharusnya(discrepancies) atau kesalahan proses (bug). Discrepancies disebabkan oleh perencanaan, analisa, dan desain yang tidak berjalan dengan baik, sedangkan bug disebabkan oleh pengembangan yang tidak benar. semakin besar dan kompleks sebuah sistem informasi , semakin besar pula kemungkinan memiliki discrepancies dan bug.
6. Implementasi
Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang lama.
Proses Implementasi :
a. Memberitahu user
b. Melatih user
c. Memasang sistem (install system)
d. Entri/Konversi data
e. Siapkan user ID
7. Pengoperasian dan Pemeliharaan
Langkah Paling akhir adalah pengoperasian dan pemeliharaan. selama sistem informasi beroperasi, terdapat beberapa pekerjaa rutin yang perlu dilakukan terhadap sistem informasi, antara lain :
a. System Maintenance
System Maintenance adalah pemeliharaan sistem informasi, baik dari segi hardware maupun software. System maintenance diperlukan agar sistem informasi dapat beroperasi dengan normal untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
b. Backup & Recovery
Sistem informasi yang baik harus mempunyai perencanaan backup dan recovery. Sistem informasi yang sedang beroperasi sewaktu-waktu dapat terganggu, misalnya oleh kerusakan perangkat keras (hardware), serangan virus, atau bencana alam.
Backup adalah kegiatan membuat duplikat program aplikasi dan database dari production Environtment ke dalam media lain seperti tape dan CD, sedangkan recovery adalah kebalikan dari backup, yaitu mengembalikan program aplikasi dan DBMS sebuah sistem informasi yang rusak ke keadaan semula dengan memakai data dari hasil backup.
c. Data Archive
Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam database di harddisk disebut data on-line. seiring dengan berjalannnya waktu, data tersebut akan terus bertambah sehingga dapat menyebabkan harddisk penuh dan menurunkan kinerja DBMS.
Untuk itu dalam jangka waktu tertentu data-data tersebut perlu di-archive. Data Archive adalah proses mengekstraksi data dari database dan menyimpannya di media lain seperti tape dan CD yang disebut data off-line . dan menghapusnya dari hard disk.
Terima kasih sudah berkunjung
0 Comments